ETAPA DE INICIACIÓN DE PROYECTOS

ETAPA DE INICIACIÓN DE PROYECTOS.

Es importante que la iniciación del proyecto sea correcta; esto establece las bases del proyecto y puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y un fracaso.

Hay mucho que considerar durante el inicio del proyecto, que puede ser abrumador. Este conjunto de herramientas ha sido diseñado para guiarlo a través de este proceso, paso a paso.





El propósito de la iniciación del proyecto es comenzar el proyecto de la mejor manera posible, hablando con las partes interesadas relevantes y recabando la información correcta para comenzar a planificar el proyecto con más detalle. El proceso de iniciación del proyecto permitirá que la Junta de Proyecto y el Grupo de Autoridad decidan si el proyecto debe continuar o no hasta la etapa de implementación, en función de los beneficios previstos y si está alineado o no con la estrategia corporativa o del programa.

ACTIVIDADES DE INICIACIÓN DEL PROYECTO

Hay varias cosas que el Gerente de Proyecto y el equipo del proyecto deben considerar durante la iniciación.

El siguiente diagrama muestra las áreas que requieren planificación durante el inicio; puede haber otras cosas que considerar dependiendo del tipo de proyecto que está a punto de emprender.

Garavit, 2017.

CASO DE NEGOCIOS Y BENEFICIOS

Un caso de negocios que se establezca por qué el proyecto debe aprobarse ya debería haber sido redactado por esta etapa; es durante la iniciación que esto se refina aún más en base a la información, donde un Gerente de Proyecto reúne todo en un solo bloque.

Como gerente de proyecto, también debe considerar los beneficios obtenidos al emprender el proyecto. En el caso del negocio o proyecto, debería haber identificado los beneficios clave, pero ahora es el momento de considere cómo se medirán estos beneficios y cuándo se realizarán.

BENEFICIOS DEL PROYECTO

El Plan de monitoreo es una herramienta útil para hacer un seguimiento de los beneficios esperados y esto debería ser revisado regularmente a lo largo del proyecto para asegurar que el proyecto esté en el objetivo de entregar esos beneficios esperados.

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

Un Gerente de proyecto normalmente es identificado por el grupo de Ejecutivos del Proyecto, durante la puesta en marcha de un proyecto, así como la creación de la Junta del Proyecto.

Idealmente, el siguiente paso es para el Gerente y los Ejecutivo del Proyecto para reunirse y seleccionar quién debería ser parte del Equipo del Proyecto.

Sin embargo, es importante reconocer que este no es siempre el caso; a veces un proyecto Ya se ha identificado al equipo y es el papel del Gerente del proyecto liderar este equipo y asegurarse de que cada miembro del equipo entienda su rol y lo que se espera de ellos durante el proyecto.

ALCANCE DEL PROYECTO.

Es importante definir claramente el alcance del proyecto durante la iniciación. No hacerlo puede poner en peligro el éxito del proyecto, ya que la fluencia del alcance puede llevar a un aumento mayor en los costos, del cronograma del proyecto planificado y / o una disminución en la calidad del producto terminado.

RIESGOS DEL PROYECTO

Aunque identificar y evaluar el riesgo es una tarea continua durante todo el proyecto, la iniciación es un tiempo ideal para unir al equipo del proyecto y para identificar y evaluar los riesgos del proyecto, decidir quién debe poseerlos, la mejor manera de administrarlos y cómo deben ser monitoreados. De nuevo, revisar las lecciones de proyectos anteriores similares es un buen lugar para comenzar a identificar riesgos a un proyecto. Es en este punto que debe crearse un registro de riesgos, si aún no ha sido hecho durante la puesta en marcha.

CONTROLES DEL PROYECTO

Es durante la iniciación que el Gerente del Proyecto debe acordar el nivel de control requerido durante el proyecto por la Junta de Proyecto. Los controles del proyecto incluyen:

Frecuencia y formato de los informes: ¿su Junta de Proyecto desea un informe formal? informe mensual o actualizaciones semanales por correo electrónico?

Número de etapas del proyecto: la Junta del Proyecto deberá aprobar el final de cada etapa y los planes para la próxima etapa; cuanto más complejo es un proyecto, más etapas normalmente hay.

Tolerancias (por ejemplo, tiempo, costo, calidad): su Junta de proyectos está feliz de permitirle, continúe si va una semana / mes más de lo previsto o si desea que se le informe tan pronto como el proyecto se ejecuta un día tarde? ¿Hay una contingencia acordada en el presupuesto para un gasto excesivo del 10%?

Mecanismo para escalar excepciones: ¿cómo quiere ser su Junta de Proyecto? ¿Informado de problemas que necesitan una escalada? Por teléfono, correo electrónico o emergencia, ¿reunión de la junta?

COSTOS DEL PROYECTO.

Tanto los costos del proyecto como los costos indirectos del proyecto deben especificarse siempre que sea posible, junto con la fuente de financiamiento. Los costos de capacitación y medios / publicidad a menudo se olvidan durante la iniciación, por lo que se debe asegurar de que estos costos estén incluidos cuando sea relevante. Cualquier costo estimado debe ser realista y claramente establecido que están sujetos a cambios.

PLAN TOTAL DEL PROYECTO

Un plan de proyecto debe establecer los requisitos de escala de tiempo y recursos del proyecto. los gerentes de proyectos no deben desarrollar un plan de proyecto aislado; tanto el (los) usuario (s) como el (los) proveedor (es) necesidad de estar estrechamente involucrado. Un taller de planificación a menudo puede ser muy útil para obtener toda la información relevante interesados ​​para identificar los productos requeridos, las tareas deben entre ellos, y cualquier dependencia. Para obtener más información, consulte "Planificación de su Proyecto "toolkit".

LLAVES ENTREGABLES

Estos son los productos o servicios que se crean como resultado del proyecto, un informe de recomendaciones, un nuevo sistema de Tecnicas de Información, un nuevo servicio informático de alto rendimiento, y los criterios de calidad, el método de control de calidad y la responsabilidad del cierre de sesión deben ser claramente establecido para cada uno.

RECURSO DE PERSONAL

Administrar los recursos del personal durante un proyecto puede ser un desafío, especialmente cuando la mayoría del proyecto y los miembros del equipo tienen un trabajo diario que hacer dentro del mismo proyecto.

A menudo tienen lealtades divididas, y le corresponde al Gerente del Proyecto asegurarse de que esto no ocurra, ya que da para tener un impacto negativo en el proyecto.

Una buena relación de trabajo con las líneas de los miembros del equipo del

gerente es esencial, ya que a menudo se requiere la negociación para liberar recursos con el fin de llevar a cabo el trabajo del proyecto requerido.

GRUPOS DE INTERÉS.

Una parte interesada es cualquier persona que afectará o se verá afectada por el proyecto. Los interesados ​​deben ser identificado lo más temprano posible en un proyecto, y esto debería ser responsabilidad del equipo del proyecto y no solo el gerente del proyecto.

Las partes interesadas a menudo contribuirán a la planificación de el proyecto y los diferentes grupos de partes interesadas tendrán que ser gestionados de diferentes maneras dependiendo de lo que necesitan de usted y lo que necesita usted de ellos. 

COMUNICACIONES.

Una vez que se hayan identificado todas las partes interesadas, podrá encontrar los mejores medios para comunicarse con cada parte interesada o grupo de partes interesadas.

Esto significa pensar sobre el tipo de comunicación requerida y su frecuencia. Publicar comunicaciones del proyecto también necesita ser planeado; a menudo un proyecto llega a su fin sin pensar en cómo el nuevo producto / servicio / sistema se dará a conocer a los usuarios finales, a pesar de ser el principal

beneficiarios

CONSIDERACIONES

Consideraciones sobre las Tecnicas de Investigaciones.

Una gran cantidad de los proyectos de las Universidades tienen un componente de TI de algún tipo. La mayoría son:

Proyectos de TI encargados específicamente por los Servicios de TI y, por lo tanto, con todos los recursos por el personal de Servicios de TI

Servicios corporativos o proyectos universitarios con un elemento de TI: a menudo se debe tener un miembro o servicios de TI en el equipo del proyecto. En ambos casos, el gerente del proyecto debe considerar los requisitos de recursos del personal de TI y obtener aprobación del gerente de línea pertinente tan pronto como sea posible para garantizar que el personal que necesitan para llevar a cabo el trabajo están disponibles en el momento adecuado.

¡TIEMPO DE DECISIÓN!

Una vez que se haya completado todo el proceso de iniciación del proyecto, depende de la Junta de Proyecto y / o del Grupo de autoridad para decidir si el proyecto debe aprobarse o no para seguir adelante en la implementación.

Esa junta basará su decisión en la información que les presenta el Gerente de proyecto; si el Caso comercial sigue siendo válido, y el valor de los beneficios supera al costo y riesgo asociados con el proyecto, entonces la implementación normalmente recibirá la aprobación adelante para proceder.

CONSEJOS PRINCIPALES.

El proceso de Iniciación del Proyecto debe incluir aportaciones de todos los interesados ​​pertinentes, incluido la Junta de proyecto, equipo de proyecto y clientes / usuarios finales; no debería ser algo que compromete solo Gerente del proyecto.

¡Haga que su plan de comunicaciones sea una prioridad! Si puede hacerlo bien, evitará una gran cantidad de los problemas que enfrentan los proyectos fallidos.

Un buen plan de comunicación también asegurará que todas las partes interesadas relevantes están involucradas en el proceso de iniciación.

Cuando planifica su proyecto durante la iniciación, siempre es útil para ver si hay alguna lección aprendida disponible para revisar de otros proyectos similares. Estas pueden ser invaluables si no lo has hecho, ya que antes se emprendió un tipo similar de proyecto, y puede evitar que repita errores que se han hecho en proyectos anteriores.